Ordreflow i takeaway: fredag aften fra ordre til udlevering

Før aftenen: gør ordreflowet i takeaway klar

Det meste af en god fredag bliver afgjort kl. 15, ikke kl. 18. Brug ti minutter på fanen Tider i ordrevisningen.

Åbningstider. Tjek fredagens åbningstid. De kan også hentes fra din Google-profil. Holder du lukket en periode, lægger du den ind under Ferie lukket med en besked til gæsterne.

Standard forberedelsestid. Tallet lægges til klokken for at finde den første tid, gæsten kan vælge til afhentning. Står den på 20 minutter, kan en gæst, der bestiller kl. 17.40, tidligst vælge omkring kl. 18.00.

Standard leveringstid. Den er adskilt fra afhentningen og vises til gæsten i checkout. Har du aldrig gemt den, bruges 45 minutter. Den gælder ikke for Wolt-levering.

Stop før lukketid. Under Indstillinger sætter du, hvor mange minutter før lukketid køkkenet holder op med at tage imod bestillinger. Levering har sin egen starttid og sit eget stop, hvis buddet møder ind senere.

Menuen. Udsolgt-markeringer fra i går er nulstillet om natten. Er menukortet ikke opdateret, så læs om online menukort til restauranten.

Tablet og printer. Skru tablettens medielyd helt op, og sæt en ny rulle i printeren. Opsætningen står på siden om køkkenskærm og bonprint.

Tre eller to tryk. Det normale flow er Godkend, Marker som klar og Udleveret. Med Hurtigt flow springer ordren direkte til Klar, når du godkender, og så er det to tryk. Vælg ét og hold fast i det hele aftenen.

Når ordren tikker ind

En ny ordre lægger sig på tavlen med mærket Ny. Uden Auto-accept bipper tabletten hvert fjerde sekund, til nogen har taget stilling til ordren. Køkkenbonen printes, når du trykker Godkend, ikke før.

Med Auto-accept godkender systemet selv. En kontantordre godkendes med det samme, en ordre betalt online først, når betalingen er gået igennem. Bonen printes af sig selv på tabletten, og gæsten får sin bekræftelse, uden at nogen skal trykke.

Wolt Drive-ordrer følger samme regel. Buddet bestilles først, når ordren er godkendt, af dig eller af Auto-accept. Du kan altså nå at afvise eller rette tiden, før der er et bud på vej. Opsætningen står i artiklen om levering med Wolt Drive.

Forudbestillinger ligger i deres egen liste og dukker først op på tavlen kort før, de skal laves. Så fylder 19.30-ordren ikke på tavlen kl. 16.

Kører I med to tablets, fx ved disken og i køkkenet, kan de ikke flytte den samme ordre to gange. Er den allerede ændret på den anden enhed, siger tavlen det og henter sig selv forfra.

Afhentningstid og ventetid, gæsten ser

Gæsten vælger en tid i trin af 10 minutter. Er tiden nået at gå, mens gæsten sad i checkout, eller har du lukket den imens, flytter systemet ordren til næste ledige tid, før den gemmes. Hele bestillingen fra gæstens side kan du se på siden om takeaway.

På tavlen er ordrerne sorteret efter afhentningstid, og hvert kort tæller ned: "om 12 min", "NU" og til sidst "3 min over". Køkkenet arbejder efter den rækkefølge, ikke efter hvornår ordrerne kom ind.

Ret tiden, før du godkender. Kan køkkenet ikke nå den tid, gæsten valgte, så tryk på tiden på kortet, vælg en senere, og tryk så Godkend. Godkendelsen sender gæsten en mail med ordrenummer og tid. Har du slået SMS ved godkendelse til under Indstillinger, kommer tiden også på SMS. Tiden kan kun rettes på kortet, mens ordren står som Ny. Rykker den sig senere, så ring til gæsten.

Bonen: det køkkenet skal læse

Bonen er bygget, så det vigtigste står øverst og stort. På en Epson-printer ser den sådan ud:

• Tiden i hvid skrift på sort under AFHENTES KL. eller LEVERES SENEST, i dobbelt størrelse.
• Leveringsadressen i dobbelt størrelse, så chaufføren kan læse den i bilen, med gæstens note til buddet under.
• Varerne delt op efter kategori med antal, størrelsen under retten, tilvalg med plus foran og fravalg med store bogstaver mellem stjerner, fx UDEN LØG.
• KOMMENTAR og til sidst, om ordren er BETALT ONLINE eller skal betales ved afhentning.

Allergi står under KOMMENTAR. I checkout hedder gæstens felt "Note (valgfri)" med "Allergener, særlige ønsker..." som eksempel. Det, gæsten skriver der, kommer under KOMMENTAR, ikke i allergifeltet, og der er ikke et allergenfelt på retterne. Reglen i køkkenet er derfor enkel: kommentaren læses på hver bon, før maden går i gang.

Når køkkenet er presset: lette ordreflowet i takeaway

Vent ikke på, at presset går over. Regn på det.

Regneeksempel forestil dig 40 ordrer mellem kl. 17.30 og 19. Det er 9 tider på 10 minutter, altså cirka 4,4 ordrer pr. tid. Kan køkkenet lave 3 ordrer pr. 10 minutter, vokser køen med 1,4 ordrer pr. tid. Efter en time er I knap 9 ordrer bagud, og det er knap 30 minutters ekstra ventetid.

Går regnestykket ikke op, har du fem greb. Tag dem i denne rækkefølge:

1. Hæv forberedelsestiden under Tider. Nye gæster får en senere første tid, og ordrer, der allerede er inde, bliver ikke rørt.
2. Luk enkelte tider ved at trykke på dem under Tider. Rød betyder lukket, og det gælder både afhentning og levering. Åbn alle tider åbner dem igen.
3. Luk levering med knappen ved siden af Auto på tavlen. Den lukker levering i 6 timer, mens afhentning er åben, og ét tryk mere åbner igen.
4. Marker udsolgt under fanen Udsolgt, hele retten eller kun én størrelse. Varen bliver grå på menuen og kan ikke lægges i kurven. Den kommer selv tilbage næste morgen.
5. Luk for alle bestillinger resten af dagen. Gæsterne kan se, at der er lukket, og der åbnes automatisk igen dagen efter.

Må du afvise en ordre, skal du skrive en grund. Gæsten får en mail med grunden, og en ordre betalt online refunderes automatisk. Afvis helst, før du godkender, for på en Wolt-ordre er buddet bestilt, så snart ordren er godkendt.

Udlevering ved disken og til buddet

Når maden er klar, trykker du Marker som klar. Når gæsten har fået sin pose, trykker du Udleveret. Så er ordren lukket og med i dagens tal, og en kontantordre markeres samtidig som betalt.

Egne bude tager bonen med, hvor adressen og gæstens note står øverst. Zoner og gebyrer sætter du op efter artiklen om leveringszoner til takeaway.

Wolt Drive. Åbner du ordren, ser du buddets status, fra Afventer kurér over Kurér på vej til butik og Afhentet til Leveret. Der står også, hvornår kuréren henter ca., buddets navn og telefon, en eventuel PIN og et link til turen. Gæsten kan følge leveringen på en side på dit eget domæne. Mere om de to leveringsformer står på siden om levering.

Hav posen klar til det tidspunkt, hvor gæsten eller buddet kommer. Holder du færdig mad varm, siger Fødevarestyrelsens hygiejnevejledning, at den skal have en konstant temperatur på mindst 56 °C. Det nemmeste er at planlægge, så posen ikke venter.

Efter lukketid: tallene og næste fredag

I salgsrapporten under Rapporter kan du printe dagsafslutningen på bonprinteren. Den viser hver ordre med tid, nummer, betalingsform og beløb, omsætning med og uden moms, fordelingen på betalingsformer og på afhentning, levering og spis her, og hvad der er refunderet.

I dashboardet ser du omsætning og antal ordrer over en periode, de mest populære retter og de kunder, der har købt mest. En enkelt ordre fra i aftes finder du under fanen Historik.

Skriv tre ting ned, mens du husker dem:

• Hvilke tider lukkede I? Så ved du, om forberedelsestiden skal starte højere næste fredag.
• Lukkede I levering? Så skal der måske et ekstra bud på, eller Wolt Drive kan tage toppen.
• Hvad blev udsolgt, og hvornår? Så ved du, hvad der skal købes mere ind af.