Forudbestilling i takeaway: frokost, nytår og travle dage

Hvad forudbestilling i takeaway gør for restauranten

En almindelig takeaway-ordre kommer, når gæsten er sulten. Derfor kommer mange på samme tid. En forudbestilling kommer, når gæsten har tid til at tænke sig om: om formiddagen, i frokostpausen eller dagen før.

For dig betyder det to ting. Ordrer, der ligger inde i forvejen, kan køkkenet forberede, før presset starter. Og du kan sælge til gæster, der ellers ikke ville nå at bestille, fordi de først ved, hvornår de kan hente, når dagen er planlagt.

Forudbestilling er en del af bestillingssiden i dit takeaway system og ikke et ekstra modul. Den er slået fra, indtil du slår den til, og vi hjælper gerne med opsætningen.

Frokost til dem, der arbejder i byen

Mange arbejder i en anden kommune end den, de bor i. Ifølge Danmarks Statistik arbejdede omkring 1,4 millioner af godt 3,1 millioner beskæftigede i november 2024 uden for deres bopælskommune. I Gentofte arbejdede 45.138 personer, og 34.008 af dem pendlede ind. I Vejle pendlede 24.350 ind.

Det er gæster, der er i byen hver hverdag uden at bo der. De kan ikke nå at stå i kø kl. 12, og de skal hjem, før du har travlt med aftensmaden. Forudbestilling passer til begge situationer:

• Frokost: gæsten bestiller om morgenen eller dagen før og henter kl. 11.50.
• På vej hjem: gæsten bestiller i frokostpausen og henter aftensmaden kl. 16.40, før aftenens travlhed begynder.

Et par råd, hvis du vil have frokostgæsterne med:

• Sørg for, at åbningstiden dækker frokosten. Gæsten kan kun vælge tider inden for åbningstiden på den valgte dag. På en senere dag starter tiderne ved åbningstid og går i trin af 10 minutter.
• Gør frokostretterne lette at finde i menuen. Læs mere om online menukort til restauranten.
• Sig det ved disken: "Bestil i dag, hent i morgen til frokost." Dem, der arbejder i nærheden, kommer igen, når det er nemt.

Store dage: nytårsaften og julefrokostsæsonen

Nytårsaften falder torsdag 31. december 2026. Vil du sælge en nytårsmenu ud af huset, skal gæsterne kunne vælge datoen i god tid, og det afhænger af, hvor mange dage frem du åbner for.

Regneeksempel med standarden på 7 dage kan gæsten tidligst vælge 31. december fra 24. december. Sætter du feltet til 30 dage, kan gæsten vælge nytårsaften allerede fra 1. december.

I julefrokostsæsonen i november og december er der mange fredage og lørdage, hvor en arbejdsplads eller en vennegruppe kan have brug for mad til mange på én gang. En stor ordre til lørdag kl. 18 kan ligge i listen fra tirsdag, så du kan købe ind og forberede efter den.

Tre ting skal du beslutte, før du åbner:

1. Åbningstiden den dag. Åbningstider står pr. ugedag, ikke pr. dato. Lukker du tidligt nytårsaften, gælder ændringen alle torsdage, også for gæster, der bestiller til en anden torsdag. Ret den tilbage, når dagen er overstået.
2. Lukkede dage. Holder du lukket nytårsdag eller mellem jul og nytår, så læg perioden ind under Ferie lukket på fanen Tider. En periode kan godt være én dag. Så kan gæsten ikke vælge tider i perioden.
3. Hvor mange ordrer du kan klare. Systemet sætter ikke et loft over antal ordrer pr. tidspunkt. Beslut selv et tal, hold øje med fanen Forudbestillinger, hvor ordrerne tælles pr. dag, og luk dagen med en ferielukning, når du er fuld.

Når nytårsmenuen er klar, så fortæl dine faste gæster om den, fx gennem kundeklubben.

Sådan sætter du forudbestilling i takeaway op

Indstillingerne ligger på to faner i takeaway-visningen: Indstillinger og Tider.

1. Gå til Indstillinger, og find kortet Forudbestilling. Slå knappen til.
2. Udfyld Maks. dage frem: hvor langt frem gæsten kan vælge en afhentningsdato. Feltet tager 1 til 30 dage, og standarden er 7.
3. Udfyld Varsel før afhentning (min.): hvor mange minutter før afhentning ordren rykkes ind under Ordrer. Feltet tager 0 til 240 minutter, og standarden er 30.
4. Tjek Køkkenet lukker før lukketid på samme fane. Den flytter den sidste tid, gæsten kan vælge, også på andre dage end i dag.
5. Gå til Tider, og tjek åbningstiden for hver ugedag og dine perioder under Ferie lukket.

Varslet er køkkenets, ikke gæstens

Det er let at læse "Varsel før afhentning" som det varsel, gæsten skal give. Det er det ikke. Tallet bestemmer kun, hvornår ordren flytter fra listen med forudbestillinger ind på tavlen.

Hvor tidligt gæsten skal bestille, styres af noget andet. Bestiller gæsten til i dag, er den første tid nu plus din forberedelsestid. Bestiller gæsten til en senere dag, kan alle dagens tider fra åbningstid vælges.

Sæt derfor varslet efter, hvor lang tid køkkenet skal bruge. 30 minutter passer til en almindelig menu. Laver du en nytårsmenu med flere retter, kan 60 eller 90 minutter give ro til at gå i gang i tide.

Hvad gæsten ser i kassen

Når forudbestilling er slået til, får gæsten to valg ved afhentning: Hurtigst muligt og Vælg dato og tid. I det guidede bestillingsflow står de under spørgsmålet "Hvornår henter du?".

• Vælger gæsten Vælg dato og tid, kommer der et datofelt. Det starter i dag og går til det antal dage frem, du har valgt.
• Under datoen vælger gæsten et tidspunkt. Tiderne følger åbningstiden på den valgte ugedag.
• Er der ingen tider den dag, fordi du holder lukket eller har ferielukket, står der "Ingen ledige tider på den valgte dag". Gæsten kan ikke betale, før en anden dag er valgt.
• Vælger gæsten dagen i dag, er det en almindelig ordre. Først når en senere dag er valgt, bliver det en forudbestilling.

Levering kan ikke forudbestilles. Vælger gæsten levering, er tiden altid hurtigst muligt. Overvejer du, hvad du skal tilbyde hvornår, så læs om afhentning eller levering. Hele bestillingen fra gæstens side kan du se på siden om takeaway.

Sådan håndterer køkkenet forudbestilte ordrer

Når forudbestilling er slået til, får takeaway-visningen en ekstra fane: Forudbestillinger. Her ligger de kommende ordrer grupperet pr. dag med antallet ud for hver dag. Hvert kort viser gæstens navn og telefon, tidspunktet, hvor længe der er til ("i morgen", "om 3 dage"), varerne og gæstens note.

Planlæg ud fra listen, ikke ud fra tavlen:

• Om morgenen: åbn fanen, og tæl dagens forudbestillinger. Skriv op, hvad der skal forberedes, og hvornår.
• Dagen før en stor dag: se, hvor mange ordrer der ligger, og køb ind efter det.
• Når en ordre skal i gang tidligt: tryk Flyt til Ordrer. Så kommer ordren på tavlen med det samme, og afhentningstidspunktet ændres ikke.
• Hvis I må aflyse: tryk Aflys, og skriv en grund. En ordre, der er betalt online, refunderes automatisk.

Når tiden nærmer sig, rykker ordren selv ind under Ordrer det antal minutter før afhentning, du har valgt. Tabletten bipper, og kortet får mærket "Forudbest.", så køkkenet kan se, at gæsten har bestilt i forvejen. Hvordan tavlen og bonen ellers fungerer, står i artiklen om ordreflow i takeaway. Opsætningen af skærm og printer finder du på siden om køkkenskærm og bonprint.

Auto-accept og bekræftelsen til gæsten

Med Auto-accept bliver en forudbestilling betalt kontant ved afhentning godkendt med det samme og en forudbestilling betalt online, så snart betalingen er gået igennem. Gæsten får sin bekræftelse med det samme, selv om maden først skal hentes om flere dage. Bonen printes, når ordren rykkes ind kort før afhentning.

Uden Auto-accept venter ordren på godkendelse, og den kommer typisk først på tavlen kort før afhentning. Gæsten får sin bekræftelse, når I godkender. Bruger du forudbestilling til store dage, så overvej Auto-accept, så gæsten ikke venter flere dage på et svar.