Udbetaling til restauranter: hvornår kommer pengene?

Sådan fungerer udbetaling til restauranter på en portal

Når en gæst bestiller og betaler i en madleveringsapp, modtager portalen betalingen. Portalen udbetaler derefter til dig efter sine egne partnervilkår, og dens gebyrer er trukket fra, før pengene når din konto.

En portals danske guide til partnere beskriver for eksempel tre dokumenter: portalens faktura for dens gebyrer, en salgsrapport og en udbetalingsrapport, der samler det hele og viser din samlede nettoudbetaling. Samme guide nævner, at bankgebyrer kan ændre det udbetalte beløb en smule.

Hvor ofte der udbetales, og hvad der modregnes, står i din egen aftale. Find udbetalingsafsnittet i partneraftalen, og gem udbetalingsrapporterne, så du kan afstemme dem mod banken.

Udbetaling til restauranter med egen bestillingsside

På din egen side med WalletPlus er det restauranten, der har Stripe-kontoen. Kontoen oprettes i Danmark og i danske kroner under opsætningen, og den bankkonto, Stripe udbetaler til, er din. Sådan bevæger pengene sig:

1. Gæsten betaler online med kort, MobilePay, Apple Pay, Google Pay eller Samsung Pay. Betalingen går gennem Stripe og lander på restaurantens Stripe-konto.
2. Beløbet står først som "på vej" i din Stripe-saldo og bliver derefter "klar til udbetaling". Under Rapporter og Udbetalingsrapport i admin ser du begge tal, hvad du har til gode i alt, og hvornår næste udbetaling forventes.
3. Stripe sender pengene til din bankkonto efter din udbetalingsplan.
4. Når udbetalingen er gennemført, henter WalletPlus alle transaktioner i udbetalingen fra Stripe, matcher dem med dine ordrer og laver en udbetalingsrapport.

Stripe skriver på sin side om udbetalinger, at den første udbetaling typisk planlægges til at ske inden for 7 til 14 dage efter den første rigtige betaling. Det afhænger af branche, land og risiko. For Danmark angiver Stripe 7 kalenderdage for den første udbetaling og 3 hverdage for de næste. I nogle tilfælde kan Stripes risikovurdering holde kontoen på den længere tid.

Daglig eller ugentlig udbetaling

Du vælger frekvensen i admin under Indstillinger, Betaling og Udbetalingsfrekvens. Der er tre valg:

• Daglig: udbetaling hver hverdag.
• Ugentlig: udbetaling én gang om ugen på den ugedag, du vælger.
• Pauseret: ingen automatisk udbetaling. Pengene bliver stående på din Stripe-saldo.

Ifølge Stripe ændrer planen ikke, hvor hurtigt en betaling bliver klar til udbetaling. Den styrer kun, hvornår pengene sendes. Udbetalinger, der falder i en weekend eller på en helligdag, kommer næste hverdag.

Et eventuelt gebyr for udbetaling afhænger af den plan, du vælger. Det står i din aftale og vises ved valget af frekvens i admin. Gebyret trækkes ikke fra selve udbetalingen, men opkræves særskilt. Hvad en takeaway-løsning koster samlet, gennemgår vi i artiklen om, hvad et takeaway system koster.

MobilePay, kontant og refusioner

MobilePay-betalinger går samme vej som kortbetalinger og kommer med i samme udbetaling og rapport. Opsætningen og gæstens flow står i artiklen om MobilePay til takeaway.

Kontantbetalinger ved disken går ikke gennem Stripe. Pengene ligger allerede i din kasse, så de er ikke med i udbetalingen. Gebyret for kontantordrer kan i stedet blive modregnet i en senere onlinebetaling, og så indgår det i gebyret på den udbetaling.

Refunderer du en onlineordre i admin, trækkes beløbet tilbage fra din Stripe-saldo. Refusionen står som en linje af typen Refundering i den udbetaling, den falder i.

Udbetalingsrapporten: hvad står der?

Hver udbetaling har sin egen rapport. Øverst står ankomstdato, status, antal ordrer og Stripes id for udbetalingen. Derunder kommer en tabel over de inkluderede transaktioner med ordrenummer, dato, kunde, type, beløb, gebyr og netto. Typen er Salg, Refundering eller Justering.

Nederst er en opsummering, der ender i nettoudbetalingen:

Rapporten viser også momsen af bruttosalget.

Under Rapporter finder du oversigten over alle udbetalinger med ankomstdato, salgsperiode, status, beløb og antal ordrer. Du kan hente dem alle som PDF eller eksportere oversigten som CSV. Fakturaen for gebyrerne ligger under Faktura, og gebyrer, der trækkes særskilt, står under Forbrug og opkrævninger.

Som udgangspunkt kan rapporten og fakturaen også komme som PDF på mail, når en udbetaling lander. Under Indstillinger i gruppen System kan du slå mailen til eller fra og tilføje ekstra modtagere, for eksempel din revisor. Læs mere om rapporterne i admin på siden om dashboard og rapporter.

Afstem udbetalingen til restauranten

Det korte tjek: nettoudbetalingen på rapporten skal svare til beløbet i banken på ankomstdatoen. Det grundige tjek:

1. Find indbetalingen i banken, og åbn rapporten med samme ankomstdato.
2. Sammenlign beløbet med Nettoudbetaling. Det er Stripes faktiske udbetaling, så de to tal skal være ens.
3. Se på salgsperioden. En udbetaling dækker ordrer, der er blevet klar til udbetaling, ikke nødvendigvis gårsdagens salg. Sammenlign derfor med ordrerne i perioden, ikke med dagen før.
4. Gå opsummeringen og transaktionstabellen igennem. Gebyrer, modregninger og refusioner forklarer forskellen mellem bruttosalg og nettoudbetaling.
5. Er en udbetaling mindre end ventet, så se under Forbrug og opkrævninger. Gebyrer, der opkræves særskilt, trækkes fra din Stripe-saldo og kan derfor gøre en senere udbetaling mindre.

Regneeksempel Forestil dig en udbetaling med fiktive onlineordrer for i alt 4.875 kroner og én refusion på 125 kroner. Nettoudbetalingen er da 4.875 kroner minus dit gebyr på ordrerne minus de 125 kroner. Står der et andet beløb i banken, så kig efter modregnede gebyrer, justeringer og gebyrer, der er opkrævet særskilt.

Bogføring af udbetalingen

Bruger du e-conomic, Dinero eller Billy, kan du slå bogføringseksporten til under Integrationer i admin. Hver nat kl. 5.30 sender vi gårsdagens omsætning som ét bogføringsbilag til dit regnskabsprograms bilagsmail. Onlinesalget bogføres på en konto for tilgodehavende.

Slår du også udbetalingsbilaget til, sender vi et bilag, hver gang en udbetaling lander. Det bogfører beløbet i banken, gebyrer og refusioner og bringer tilgodehavendet i nul. Går tallene ikke op, holder vi bilaget tilbage og kontakter dig.

Hvad kan forsinke en udbetaling?

Typiske årsager:

• Den første udbetaling. Den tager længere tid end de næste, som beskrevet ovenfor.
• Stripe mangler oplysninger. Beder Stripe om flere oplysninger om virksomheden eller ejeren, får du en besked i admin. Er fristen overskredet, kan kontoen være begrænset, og online betalinger og udbetalinger kan være sat på pause, indtil oplysningerne er sendt.
• Problemer med bankkontoen. Er bankkontoen fjernet eller har en fejl, får du også en besked. Stripe skriver, at forkerte kontooplysninger kan sende penge til en forkert konto.
• En fejlet udbetaling. Kan banken ikke modtage pengene, sender den dem retur til Stripe. Ifølge Stripe kan det tage op til 5 ekstra hverdage, og status kan først stå som udbetalt og senere skifte til fejlet. Ret bankoplysningerne, så prøver Stripe igen ved næste planlagte udbetaling.
• Pauseret plan, weekend og helligdage. Står planen på pause, sendes der ikke noget automatisk. Weekender og helligdage skubber udbetalingen til næste hverdag.

Beskederne i admin linker til Stripe-status under Indstillinger. Derfra logger du ind på dit eget Stripe-dashboard og retter bankkontoen. Vi sætter alt op sammen med dig, og dansk support hjælper alle dage 10-20, hvis en udbetaling ikke kommer frem.