Blomsterwebshop og kassesystem: sådan spiller de sammen

Hvem gør hvad mellem webshop og kassesystem

Webshoppen og kassen løser hver sin opgave. Kassen tager sig af salget over disken. Webshoppen tager imod bestillinger med buket, størrelse, tilbehør, kortbesked, modtager og leveringsdag. I WalletPlus' blomstermodul ligger den bestilling samlet, og floristen kan printe en arbejdsseddel direkte fra ordren. WalletPlus erstatter ikke jeres kasse.

Hvad der kan flyttes mellem webshoppen og kassen, afhænger af kassen og leverandørens muligheder. Skriv på integrationssiden, hvilken kasse I bruger, så tager vi dialogen med leverandøren. Få bagefter systemnavn, version og det aftalte omfang skrevet ned.

Start med behovet. Skal en webshopordre bare kunne findes i kassen? Skal dagens onlinesalg med i kassens dagsopgørelse? Eller skal priserne hentes fra kassen? Det er tre forskellige opgaver. "Data begge veje" er ikke en brugbar beskrivelse, hvis begge systemer kan ændre den samme pris. Overblikket over, hvad en webshop til blomsterbutik i det hele taget skal kunne, hjælper jer med at skille behovene ad.

Lav en dataoversigt for webshop og kassesystem

Vælg for hvert felt, hvor den gældende værdi vedligeholdes, og hvilken vej den flyttes. Skriv også, hvad der skal ske, når modtageren ikke kan finde en vare eller forstå en værdi. Oversigten er jeres kravliste til forbindelsen, ikke en beskrivelse af en færdig synkronisering.

Et fælles produktnavn er ikke nok. To størrelser kan have næsten samme navn, og i WalletPlus står en vase valgt som tilbehør under den buket, den hører til. Afklar, om kassen ser vasen som en del af buketten eller som en selvstændig vare. Hvordan størrelser og tilvalg bør bygges op i webshoppen, står i artiklen om buketstørrelser og tilvalg.

Kan kassen eksportere varelisten som regneark, kan sortimentet lægges ind i WalletPlus fra en CSV-fil. Importen viser først en prøvekørsel og opretter kun nye varer. Den ændrer ikke eksisterende varer eller priser, så den er en hjælp til opstarten og ikke en løbende prisopdatering.

Det, ordren i WalletPlus allerede viser

Ordren i WalletPlus deler gave, kort, modtager og betaling op i hver sit afsnit. Kortet står ved den buket, det hører til, og køber og modtager står hver for sig. Brug opdelingen til at beslutte, hvad kassen faktisk har brug for. Ofte er det salget og ordrenummeret, mens produktionen kan blive i webshoppen.

Arbejdssedlen printes på 80 mm eller A4, som hele sedlen, kun kortet eller kun leveringen. Sedlen er delt i produktion, kort, levering og et internt afsnit med køber og beløb, så kortet kan gå med buketten uden priser. Dagens arbejdssedler kan også printes samlet. En samlet salgslinje i kassen er altså ikke det, floristen binder efter.

Hvordan kortbesked og modtageradresse kontrolleres i samme gennemgang, står i artiklen om kortbesked og modtageradresse.

Følg én testordre gennem webshop og kasse

Brug en testordre med en buket i en valgt størrelse, en vase og et kort. Køber og modtager skal være forskellige testpersoner. Brug et aftalt testmiljø, så gennemgangen ikke udløser en rigtig levering eller betaling. Sammenlign derefter webshoppens ordre, arbejdssedlen og det, der står i kassen:

• Produktlinjer og antal: er størrelsen rigtig, og står vasen som tilbehør eller som egen vare?
• Beløb: stemmer total, levering og en eventuel rabat mellem webshop og kasse?
• Reference: kan ordren findes i kassen på det samme ordrenummer?
• Kort, modtager og dato: skal de overhovedet til kassen, eller er arbejdssedlen nok?

Overfør kun de oplysninger, I har aftalt er nødvendige. En korttekst eller en modtageradresse skal ikke kopieres videre, bare fordi feltet findes.

Tre fejlkontroller før drift

En vellykket overførsel viser kun, at forbindelsen virker, når alt går godt. Bed om at se disse tre kontroller i testen:

1. Ret en ordre. I WalletPlus kan kortets hilsen, modtager, adresse og leveringsdag rettes, indtil ordren er klar, og køberen får en mail om rettelsen. Varer og priser ligger fast fra bestillingen. Se, om rettelsen når kassen, eller om en medarbejder skal rette den dér.
2. Send den samme ordre to gange. Kan forbindelsen kende en gentagelse fra en ny ordre, så den ikke står dobbelt i kassen?
3. Afbryd forbindelsen. Hvor ses fejlen, hvem får besked, og hvordan kontrolleres det, at ordren kommer igennem bagefter?

Kontrol nummer to bygger på et kendt princip. Stripe beskriver i sin dokumentation om idempotente kald, hvordan en unik nøgle på en anmodning gør det sikkert at prøve igen uden at oprette det samme to gange. Spørg, hvordan kasseforbindelsen løser den opgave, og bed om at se det i testen.

Hold ordre, betaling og regnskab adskilt

En ordre har både en ordrestatus og en betalingsstatus. Modtaget, betalt og leveret er tre forskellige forhold, og en rettet ordre betyder ikke, at betalingen er ændret. Aftal, hvilke statusskift kassen skal kende, og hvad medarbejderen gør ved en annullering.

Tænk regnskabet med fra start. WalletPlus kan hver morgen sende et dagsbilag med gårsdagens betalte webshopordrer til e-conomic, Dinero eller Billy og en kassekladde som CSV til bogholderen. Ændres en bogført dag bagefter, markeres den, og I sender selv et rettelsesbilag. Kommer webshopsalget også med i kassens dagsopgørelse, kan det samme salg blive bogført to gange. Vælg én vej, og få bogholderen til at godkende den og tjekke, at jeres pakke hos regnskabsprogrammet kan tage imod bilaget.

Gem et kort kontrolark sammen med dataoversigten: testreference, forventet resultat, faktisk resultat, ansvarlig og næste handling. Gentag testen, når kassen eller webshoppen bliver opdateret.

Vil I gennemgå jeres kasse og en testordre med os, så kontakt os med kassens navn, dataoversigten og en eksempelordre. Så kan vi give et konkret svar på forbindelsen og et tilbud på skrift.